Выдача копий документов связанных с работой

Содержание

За просрочку выдачи работнику документов штрафуют по-крупному

Выдача копий документов связанных с работой

Известно ли вам, что работодатель может получить очень большой штраф, если просрочит выдачу работнику запрошенных им документов всего на один день? Гострудинспекция при проверках такие просрочки обнаруживает нередко. И штрафует! До обидного крупно штрафует за столь мелкие (по мнению директоров и кадровиков) нарушения.

Какие документы? Какие сроки? Какого размера штраф?

Расскажем обо всем по порядку.

Какие документы?

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать работнику:

– трудовую книжку (в целях обязательного социального страхования работника),

– копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы);

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя

– и другое.

Отметим, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Какие сроки?

Согласно той же статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать перечисленные документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления об их выдаче. Важно еще правильно считать этот срок. Не все кадровики знают, с какого дня считать трехдневный срок для выдачи документов по ст. 62 ТК РФ.

Заметьте, что мы говорим о выдаче документов не при увольнении, а во время работы сотрудника. При увольнении могут быть свои особенности. Например, справку, утвержденную приказом Минтруда № 182 н, работодатель должен выдавать в день увольнения без заявления работника. ГИТ штрафует за невыдачу этой справки работникам (без их заявления!) при увольнении.

Какие штрафы?

Несоблюдение сроков, установленных ст. 62 ТК РФ, – это нарушение, предусмотренное ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Что за него бывает?

Должностное лицо (которое обязано было вовремя выдать документ работнику) может получить предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб., а вот организация получит от 30.000 до 50.000 руб. Согласитесь, досадно получить такой штраф за одну «бумажку», просроченную на день-два.

Но обжалование размера штрафа в суде, его несоразмерности и несправедливости, успеха обычно не приносит.

Пример
Гострудинспекция оштрафовала на 32.000 руб. организацию за нарушение ст. 62 ТК РФ – невыдачу работнику в срок запрошенных им документов.

Работодатель обжаловал в суд постановление ГИТ. Просил изменить наказание на предупреждение. Ссылался на то, что ГИТ не учла смягчающие вину обстоятельства:

· выявленное нарушение было устранено,

· срок задержки отправки документов был несущественным;

· правонарушение совершено обществом впервые.

Работодатель надеялся на благосклонность суда, поскольку у нарушения не было существенных отрицательных последствий, не было и отягчающих вину общества обстоятельств.

Позиция суда:

«…ДД.ММ.ГГГГ ФИО1 обратилась с заявлением о выдаче копий документов к работодателю ООО «***». В нарушение установленного статьей 62 Трудового кодекса РФ срока (в течение трех рабочих дней) письмо о необходимости прибыть за подготовленными документами или дать согласие на отправку их по почте, было направлено работодателем в адрес ФИО1 лишь ДД.ММ.ГГГГ…

…Общество, имея возможность для соблюдения норм трудового законодательства, за нарушение которых Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность, не приняло все зависящие от него меры по их соблюдению, а потому обоснованно подвергнуто административному наказанию за совершение описанного выше деяния.
Таким образом, оснований для отмены оспариваемого постановления и его изменения в части назначенного наказания не нахожу, поскольку совершенное ООО «***» правонарушение посягает на институт трудовых правоотношений в части выдачи работнику в установленный законодательством срок документов, связанных с работой, и их копий, существенно нарушает права и законные интересы работника организации, прямо установленных Конституцией РФ и Трудовым кодексом РФ. Незначительное нарушение срока выдачи документов не является достаточным основанием для изменения наказания, назначенного обществу с учетом всех обстоятельств дела в пределах санкции статьи …»

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5cc7d721178ebe00b3e6e44a/za-prosrochku-vydachi-rabotniku-dokumentov-shtrafuiut-pokrupnomu-5cecda8711746200aed7e746

Выдаем копии документов, связанных с работой

Выдача копий документов связанных с работой

“Отдел кадров коммерческой организации”, 2010, N 12

Иногда работникам нужны документы об их работе в определенной организации или на конкретной должности. Как правило, люди обращаются к работодателю (настоящему или бывшему) с подобной просьбой.

Обычно копии тех или иных документов требуются в случае оформления на работу по совместительству, необходимости подтверждения трудового стажа или получения различных денежных выплат. Произойти это может как во время работы, так и после увольнения.

Копии каких документов работодатель обязан выдать работнику? Установлены ли какие-либо сроки для такой выдачи? Как правильно заверить копии кадровых документов? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.

Копии каких документов может потребовать работник?

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

Если ранее КЗоТ предписывал выдавать работникам только трудовую книжку и справку о работе в конкретной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, то ТК РФ значительно расширил круг документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику. В частности, к документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:

  • приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справки о периоде работы у данного работодателя.

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Обратим внимание, что требование выдавать копии документов, связанных с работой, содержится не только в вышеупомянутой статье. Например, ст.

68 ТК РФ предусматривает дополнительную обязанность работодателя по выдаче копии приказа о приеме на работу. Причем если согласно ст.

62 ТК РФ требование работника должно быть оформлено в письменном виде, то ст. 68 такого не устанавливает.

Статья 89 ТК РФ, определяющая права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, гарантирует работникам право на свободный бесплатный доступ к их персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”.

Обратите внимание! Требовать от работника указать в заявлении, для чего нужны копии документов, неправомерно.

Чтобы начать работу по подготовке и выдаче копий документов работнику, работодателю необходимо соответствующее заявление последнего. Трудовым законодательством не установлено особых требований к заявлению, поэтому оно составляется в произвольной форме. При этом работник должен указать наименования документов, копии которых ему необходимы.

Приведем пример такого заявления.

Директору ОАО “Каскад”

О.Л. Зимину

от водителя Д.А. Шульгина

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

  • приказа об увольнении с работы;
  • трудового договора.

Также прошу выдать мне справку о заработной плате и справку о периоде работы в ОАО “Каскад”.

Шульгин, 25.10.2010

Отметим, что работодатель должен выдать работнику заверенные надлежащим образом копии документов в течение трех дней с момента подачи последним заявления. В случае нарушения данного срока работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Подготавливаем и заверяем копии документов

ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” устанавливает, что копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу. То есть важно не только изготовить, но и правильно заверить копию, причем это касается не только кадровых документов.

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Источник: https://WiseEconomist.ru/poleznoe/58338-vydaem-kopii-dokumentov-svyazannyx-rabotoj

Какие документы может запросить работник

Выдача копий документов связанных с работой

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2018/zapros_dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.